TAX FREE jest to możliwość zwrotu podatku VAT osobom fizycznym, zwanym "podróżnymi", które nie posiadają miejsca stałego zamieszkania na terytorium Wspólnoty.

Osoby te mają prawo do otrzymania zwrotu podatku VAT zapłaconego przy nabyciu towarów zarówno na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jak i terytorium innych państw należących do Unii Europejskiej. Po 1 maja 2004 r., czyli po rozszerzeniu Wspólnoty, system zwrotu podatku VAT podróżnym, nie jest stosowany w szerokim zakresie, głównie dlatego, że znacznie została ograniczona liczba państw nienależących do Unii Europejskiej. Obecnie zwrot VAT podróżnym w Polsce obejmuje min. osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania na terytorium państw sąsiadujących z Polską tj. na Białorusi, Ukrainie, Rosji.

Aby zapewnić sprawne funkcjonowanie systemu zwrotu VAT podróżnym musi być spełnionych wiele warunków przez "podróżnych", czyli osoby fizyczne ubiegające się o zwrot, jak i podmioty, które są uprawnione do dokonywania zwrotu, czyli "sprzedawców".

Warunki te, szczegółowo określone zostały przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT). Ustawodawca przeznaczył na regulacje dotyczące zwrotu podatku, rozdział VI ustawy zatytułowany: "System zwrotu podatku podróżnym". Pierwszy podstawowy warunek, wynikający z art. 126 ust. 1 ustawy o VAT, dotyczy tego, by nabyte przez podróżnego towary zostały wywiezione poza terytorium Wspólnoty w stanie nienaruszonym. Warto tu zaznaczyć, że system zwrotu VAT nie obejmuje nabycia paliw silnikowych - stanowi o tym art. 126 ust. 3 ustawy.
Kolejny warunek określający obowiązki formalne względem kupującego (art. 128 ust. 1) stanowi, że zwrot podatku może być dokonany, jeżeli podróżny wywiózł zakupiony towar poza terytorium Wspólnoty nie później niż w ostatnim dniu trzeciego miesiąca następującego po miesiącu, w którym podróżny dokonał zakupu.

WAŻNE!

Zwrot VAT odbywa się na podstawie imiennego dokumentu wystawionego przez sprzedawcę z dołączonym do niego paragonem z kasy fiskalnej sprzedawcy.

Aby otrzymać zwrot podatku, podróżny, zgodnie z art. 128 ust. 2 ustawy o VAT, powinien przedstawić imienny dokument wystawiony przez sprzedawcę. Z dokumentu tego powinna wynikać kwota podatku zapłaconego przy zakupie danego towaru a także powinien być do niego dołączony wystawiony przez sprzedawcę paragon z kasy rejestrującej. Wspomniany dokument musi zawierać potwierdzenie, że dany towar został wywieziony poza terytorium Wspólnoty. W praktyce potwierdzeniem jest stempel urzędu celnego. Stempel powinien być zaopatrzony w numerator.

WAŻNE!

Podstawą do potwierdzenia przez urząd celny wywozu towaru poza terytorium Wspólnoty jest okazanie przez podróżnego wywożonego towaru i sprawdzenie zgodności danych osobowych podróżnego, zawartych w wystawionym przez sprzedawcę dokumencie, z danymi zawartymi w paszporcie bądź innym dokumencie stwierdzającym tożsamość. Wynika to z przepisu art. 126 ust. 2 oraz art. 128 ust. 3 ustawy o VAT.

Przepisy ustawy o VAT określają też szeroki katalog przesłanek, które muszą być spełnione przez drugi podmiot uczestniczący w systemie zwrotu podatku podróżnym, czyli przez sprzedawcę lub przez podmioty, których przedmiotem działalności jest zwrot podatku.
Podkreślić należy, że zgodnie z art. 127 ust. 5 ustawy o VAT zwrot podatku dokonywany jest na dwa sposoby:

• przez sprzedawcę towaru, jeśli obrót sprzedawcy za poprzedni rok podatkowy wyniósł powyżej 400.000 zł, a zwrot podatku dotyczy wyłącznie towarów nabytych u tego sprzedawcy
• przez podmiot, tórego przedmiotem działalności jet dokonywanie zwrotu podatku.

Warunki, jakie musi spełnić sprzedawca, aby mógł dokonywać zwrotu VAT, określone są w art. 127 ust. 1 do 7 ustawy o VAT.

Zgodnie z nimi, aby dokonywać zwrotu podatku podróżnym należy być sprzedawcą, który:

• jest zarejestrowany jako podatnik VAT
• prowadzi ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących
• jeżeli nie dokonuje samodzielnie zwrotu, musi mieć umowę z podmiotem, który będzie tego zwrotu dokonywał

Dodatkowy warunek dla sprzedawców stanowi konieczność uzyskania obrotów za poprzedni rok podatkowy powyżej 400.000 zł. Jeżeli sprzedawca nie spełnia obecnie tego warunku, zwrot jest możliwy tylko w odniesieniu do sprzedaży dokonanej w roku podatkowym, w którym ten warunek był spełniony.
Zwrot podatku obejmuje wyłącznie towary nabywane przez podróżnego u tego sprzedawcy i jest dokonywany w złotych.
Ponadto sprzedawca zobowiązany jest:

• poinformować na piśmie naczelnika urzędu skarbowego, że jest sprzedawcą 
• zapewnić podróżnym pisemną informację w języku polskim, rosyjskim, angielskim i niemieckim o zasadach zwrotu podatku
• oznaczyć punkty sprzedaży znakiem informującym podróżnych o możliwości zakupu w tych punktach towarów, od których przysługuje zwrot podatku poinformować naczelnika urzędu skarbowego o miejscu, gdzie podróżny dokonujący u niego zakupu towarów może odebrać podatek, oraz z kim sprzedawca ma zawarte umowy o zwrot podatku i przedłożyć kopie tych umów

Zwrotu VAT podróżnym mogą dokonywać nie tylko sprzedawcy, ale również podmioty, których przedmiotem działalności stanowi właśnie zwrot VAT.
Warunki, jakie muszą spełniać te podmioty określone są w art. 127 ust. 8-12 ustawy o VAT.
Podmioty te mogą dokonywać zwrotu pod warunkiem, że:

• są co najmniej od 12 miesięcy, przed złożeniem wniosku do ministra finansów o wydanie zaświadczenia, zarejestrowane jako podatnicy VAT
• zawiadomiły na piśmie naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze rozpoczęcia działalności w zakresie zwrotu podatku podróżnym
• nie mają zaległości w podatkach stanowiących dochód budżetu państwa oraz zaległości z tytułu składek ZUS od co najmniej 12 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia
• zawarły umowy ze sprzedawcami w sprawie zwrotu podatku
• złożyły w urzędzie skarbowym kaucję gwarancyjną w wysokości 5 mln zł.
• uzyskały od ministra finansów zaświadczenie o spełnianiu wyżej wymienionych warunków. Warto zaznaczyć, że zgodnie ze znowelizowanymi przepisami ustawy o VAT zaświadczenie wydane przez ministra finansów ważne jest przez okres nie dłuższy niż 1 rok.

Podmiotami tymi mogą być wyłącznie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjne. Ważne, że członkami władz tych spółek nie mogą być osoby karane za przestępstwa popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.